完全装備で出発：リモートワークで機材を管理する方法

a laptop on a table

あなたの会社が リモートワーカーを導入することを決定した際、コミュニケーション、ワークフロー、タスクの委譲、パフォーマンス測定など、成功するチームの土台となる基本的な事柄に目を向けなければなりません。これらの基本的なことはすべて、リモートチームから期待されていることであり、通常、かなりの量の計画と資金が必要となります。

企業は、リモートワークのためのテクノロジーや機器に先行投資の必要性に戸惑いますが、こうした投資は、労働者のモチベーションを高め、成功するチームを構築するために極めて重要です。

ここでは、リモートチームに必要な機器や技術を判断するためのチェックリストを紹介します。

  • 法規制の遵守：デジタルノマドの活用やリモートワーカーを管理する方法を、多くの国で規制する法律を制定していることをご存知ですか？
    多くの場合、これらの政策には機器や技術に関する規定が含まれています。 したがって、まず最初に、リモートワーカーに機器や技術を提供する方法に法的に影響を与える可能性のあるポリシーが存在するかどうかを調査し、判断することが重要です。
  • 個人事業主の雇用には注意が必要： ほとんどの国では、個人事業主（またはフリーランサー）は、自分で機器を用意しなければなりません。 たとえ貴社が彼らに機器を提供したいと考えたとしても、そうすることで恒久的施設や誤分類の違反のリスクを負うことになります。 
  • リストの作成：チームメンバーが必要とするすべてのオフィス機器、デバイス、プログラムの標準的かつ包括的なリストを作成しましょう。 このリストを作成したら、自社が何を提供するのかを決める必要があります。 例としては、以下のようなものがあります。
    • ノートパソコンまたはコンピュータ
    • 追加モニター
    • マウス
    • キーボード
    • USBメモリ
    • 電話/携帯電話
    • ドッキングステーション
    • ウェブカメラ/バックライト
    • ヘッドセット
    • HDMIケーブル
    • プリンター
    • オフィス家具
    • ホワイトノイズマシン（騒音下で働く人にとても便利です！）。
    • 文房具
  • 予算の重要性：機器や技術の費用をどのように支払うかを決定しましょう。 すべてを提供する企業もあれば、ノートパソコンなど基本的なものだけを提供する企業もあるでしょう。 企業は、労働者の裁量または余分な経費をカバーするために、追加の技術支給を行うことができます。
  • アクセス権の付与：リモートワーカーが会社のインフラにアクセスするために必要な、以下のようなツールや認証情報を確認します。
    • GmailやOutlookなど、会社の電子メールアドレスパッケージ
    • リモートアクセスのソフトウェア
    • Basecamp、Asana、ClickUpなどのプロジェクト管理システム
    • TeamsやSlackなどのメッセージングプログラム
    • WordPress、Shopify、WordPress、Wixなどのコンテンツ管理システム
    • LinkedIn、Facebook、TwitterまたはInstagram、TikTokなど、企業のソーシャルメディアアカウント
    • Zoom、Google Hangouts、TrueConfなどの外部コミュニケーションツール
    • Dropbox、Google Driveなどのクラウドストレージサイト。
    • 給与計算ソフト
  • 入社時のテクノロジーに関する説明は必須：リモートワーカーは、技術的な知識も、会社で使用しているプログラムへの理解も様々です。 正式な入社手続きを行うことで、チームメンバーを最初から成功に導くことができるのです。
  • サイバーセキュリティは最大の関心事：リモートワークの増加に伴い、会社のデータは、時には会社が所有していないデバイスやクラウドに分散しています。 グローバルで遠隔地にある職場では、サイバーセキュリティを維持することがさらに難しくなります。 ITの専門家に相談し、リスクを把握し、機器や技術の最適な管理方法を検討するようにしてください。
  • 作業者のデータの保護：従業員を雇用すると、各従業員から大量の個人情報を取得することになります。 このデータを悪者から守るのは、あなたの責任です。 欧州連合における一般データ保護規則（GDPR）のように、こうしたデータの管理に関する正式な規制が設けられていることもあります。 
  • 知的財産は極めて重要：チームメンバーがどのように企業専有データにアクセスするかを検討し、 知的財産を可能な限り保護する必要があります。
  • チームを未来志向に：リモート企業は、テクノロジーアプリケーション、サイバーセキュリティ、データプライバシーに関する定期的なトレーニングやワークショップなどのリソースを継続的に提供することが重要です。
  • 責任の共有：企業は、データプライバシーと設備に関する契約を作成し、従業員に署名させることを推奨します。この契約は、優先順位と責任の概要を示すのに役立ちます。
  • 従業員の声に耳を傾ける：毎年、機器や技術に関する経験について調査したり、チームメンバーに尋ねたりするとよいでしょう。 これにより、不要と思われる経費がないか、他に投資すべきものがないかを判断することができます。
  • ワーカーエクスペリエンスのローカライズ：リモートチームでは、世界中の市場から労働者を雇用している場合があります。 給与計算に関しては、従業員が母国語と彼らの時間帯でサポートを受けられると便利です。 
  • 退職についても忘れずに：入社とは別に、従業員が好不調にかかわらず退職するときのための正式なプロセスが必要です。 これには以下などの項目が含まれます。
    • 会社の電子メールやウェブへのアクセスを無効にする
    • 適切なメール転送の設定（送られてくるメールを見逃さないようにするため）
    • 外部プログラムやウェブサイトへのアクセス権剥奪（適切な場合はパスワードの変更を含む）
    • 会社から指定された機材の回収
    • 回収された機器の保管または配布
    • 同僚、パートナー、クライアントへのスタッフ変更に関するコミュニケーション
  • EOR（Employer of Record）と契約することを検討：リモートワークのための機器や技術の管理には、多くのコンプライアンスと管理責任があります。 Employer of Record (EOR)パートナーは、多くの企業リスクを軽減することができます。 リモートワーカーを管理するために必要な 遠隔地のチームが必要とする技術や機器について、アドバイスを受けることができます。 

 


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